Het vraagstuk ‘Ontheemden’
Onlangs zijn Peter Arens afdelingshoofd Samenleving bij de gemeente Hilvarenbeek en Wilma Castelijns programmamanager bij Vlechtwerk geïnterviewd. In dit interview vertellen zij over de programmatische aanpak van het vraagstuk Ontheemden binnen de gemeente Hilvarenbeek. En geven ze daarmee jou een inkijkje in praktijk van programmatisch werken en lees je wat de voordelen zijn voor de organisatie, de raad en college en uiteindelijk de samenleving.
Peter, kun je kort toelichten wat het vraagstuk Ontheemden binnen jullie gemeente inhoudt?
“Het vraagstuk Ontheemden ziet toe op een diverse groep mensen waar de term vluchtelingen eigenlijk beter past. Het gaat namelijk om asielzoekers, statushouders en Oekraïners. En deze mensen wil je goed opvangen én we vinden het belangrijk om dit op een zorgvuldige manier te doen. Daarnaast hebben we daarin ook te maken met wettelijke verplichtingen voor huisvesting van deze doelgroepen, waardoor de vrijblijvendheid wegvalt. Wij lopen erg achter op onze wettelijke taakstelling voor het huisvesten van statushouders, en het aantal op te vangen mensen wordt alleen maar meer. Wij willen als gemeente ook, voor zover mogelijk, de mensen onderdeel laten worden van de Hilvarenbeekse samenleving. Daarin betrekken we allerlei stakeholders die daar een rol in kunnen spelen en natuurlijk ook onze inwoners”.
Wilma, jij vervult de rol van programmamanager Ontheemden. Waar staat het vraagstuk nu?
“Op dit moment loopt Hilvarenbeek erg achter op de taakstelling voor het huisvesten van statushouders en is het dringend nodig om op korte termijn locaties voor huisvesting te gaan selecteren en ontwikkelen. Voor deze locatieafweging zijn kaders en is er draagvlak van de gemeenteraad nodig. Hiervoor werken we op dit moment toe naar een strategisch kader voor huisvesting van ontheemden dat voor de zomer aan de raad ter vaststelling wordt voorgelegd. Op het moment dat we een raadsbesluit hebben, biedt dit ons het kader voor het opzetten van het daadwerkelijke programma”.
Als organisatie kiezen jullie voor een programmatische aanpak van dit vraagstuk. Waarom hebben jullie hiervoor gekozen, Peter?
“Het vraagstuk Ontheemden kent een grote complexiteit en daardoor heeft het vraagstuk niet meer het karakter van een project maar veel meer van een programma. Het bestaat namelijk uit een veelvoud aan vraagstukken; van financiële aard, van beleidsmatige aard en van organisatorische aard. En daarnaast zijn er verschillende lokale en regionale doelstellingen binnen het vraagstuk die je niet bereikt door louter projectmatig te denken en te werken. Tot slot kijkt de toezichthouder van de provincie nadrukkelijk mee omdat gemeente Hilvarenbeek een achterstand heeft bij het huisvesten van statushouders.”.
“De programmatische aanpak biedt ons regie en helderheid. Een poos geleden heeft jullie collega Jan-Willem Bonekamp de tekening gemaakt van de doelenboom. Deze hangt hier aan de muur en ken ik inmiddels uit mijn hoofd. Deze beeldspraak maakt mij en mijn collega’s bewust dat we ons vragen mogen stellen zoals ‘zijn we met het juiste bezig?’, ‘waar focus ik mij op maar waar zou ik mij méér op moeten focussen?’ en ‘wat doen we niet of niet meer?’. In de beantwoording kom je vanzelf bij de stam en de wortels van de doelenboom, oftewel de visie en strategische doelen die we als gemeente nastreven. De doelenboom stimuleert ons dat je zo nu en dan stil moet staan: waar willen we naar toe, waar wil je over een jaar staan en waar wil je over 2 jaar staan”.
En zeg je daarmee Peter dat de beeldspraak van de doelenboom de organisatie richting geeft bij het maken van keuzes?
“Jazeker, want een raad, het college, het managementteam en de organisatie heeft natuurlijk een eigen verantwoordelijkheid als je het hebt over het verzorgen van die boom. De visie, missie en strategische doelstellingen vastgesteld door de raad scheppen voor ons als ambtenaren en adviseurs kaders om daar invulling aan te geven”.
Wilma, als we in de beeldspraak van de doelenboom blijven, is het straks vastgestelde raadvoorstel de wortels van de boom?
“Jazeker want het begint bij de raad die zegt middels het raadsbesluit: dit is onze ambitie en dit zijn onze belangrijkste kaders. Aangevuld met de door Peter benoemde wettelijke kaders. En van daaruit waaiert het uit naar de verschillende projecten zoals locatiekeuzes, communicatie, inburgering, onderwijs, etc.”.
De bewuste keuze voor een programmatische aanpak
Waar ligt voor jou als programmamanager nu de focus?
“De eerder genoemde complexiteit is een combinatie van meerdere complexe opgaven en het politiek bestuurlijk belang is groot. Het staat hoog op de agenda van de gemeenteraad en in die raad zijn er meerdere meningen. Daarnaast is er extern een complex krachtenveld. De samenleving die er wat van vindt, het COA, de regio, de provincie, maatschappelijke partners en partijen die zich aanbieden om van alles te doen”.
Wilma vervolgt: “Stap 1 is nu, met name vanwege de nu nog te hanteren deadlines van de Spreidingswet en de provinciale opgave statushouders, te koersen op een raadsvoorstel en -besluit voor de zomer. Om daar te komen hebben we een reeks van tussenliggende stappen te nemen zoals afstemming met het college, de consulatie van de samenleving, themasessies in de raad en in de commissie, een burgerpanel. Met deze stappen willen we draagvlak creëren voor het raadsvoorstel. De eerste themasessie met het college en met de commissie Samenleving heeft onlangs plaatsgevonden. Het vastgestelde raadsvoorstel is het kader wat de basis vormt voor de daadwerkelijke invulling van het programma”.
“Parallel daaraan ben ik bezig met de programma-organisatie in te richten en ambtelijk, lokaal en regionaal, draagvlak te creëren. Want we hebben natuurlijk veel collega’s nodig die mee gaan kijken in de locatie afweging, die het communicatietraject mede vorm gaan geven en die zorgen dat de financiën goed geregeld blijven”.
Peter vult aan: “Belangrijk voor de gemeente Hilvarenbeek is dat de programma-organisatie vanuit de interne organisatie ingevuld wordt zodat de continuïteit en helderheid voor de rest van de organisatie wordt gewaarborgd. En aan de andere kant kijk je naar buiten omdat daar ook een aantal stakeholders zijn waarmee je samenwerkt ten gunste van het programma”.
Peter, kun je al resultaten benoemen nu Wilma als programmamanager Ontheemden betrokken is?
“Voordat Wilma kwam waren alle vragen belangrijk, urgent én uiteenlopend van karakter; strategisch, tactisch of operationeel. Wilma weet heel goed hoe een gemeente werkt. Zij kan goed laveren tussen alle belangen, zij beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en ze weet mensen op inhoud te verbinden. Voor dit programma betekent het dat zij bijvoorbeeld snel een stakeholdersanalyse op het netvlies had. Enige tijd later ligt er een aanpak met een helder stappenplan. Wilma heeft het na een aantal maanden teruggebracht naar werkbare proporties en een planning voor operationele zaken. Oh en ik vergeet nog haar verbindend vermogen te benoemen. Wilma stapt gemakkelijk op andere mensen af, intern en extern. Dat is zeker van belang, want een programma beperkt zich niet tot een afdeling”.
Wilma vult aan; “Het is belangrijk dat je elkaar, het college en de raad in positie brengt en daarmee een passende rol geeft zodat ieder bij zijn of haar rol blijft en kan blijven. Voor mij is het kenmerk ‘sturen en leidinggeven zonder macht’ binnen het programmamanagement belangrijk”.
“Ja precies”, vult Peter aan, “En ik vind het mijn rol om daar ook op toe te zien. Ieder in zijn kracht zetten zodat het voor het programma het meeste oplevert. En uiteindelijk het rendement ten goede komt in de samenleving van Hilvarenbeek”.
Benieuwd wat wij voor jouw vraagstuk kunnen betekenen?
Kom gerust langs voor een kop koffie. Wij vertellen je graag over onze dromen, doelen en uiteraard wat we voor jou kunnen betekenen.
