Diensten Omgevingstafel

Bij complexe initiatieven met aanzienlijke impact op de omgeving is een ‘omgevingstafel’ een belangrijk instrument. Door integraal overleg met de adviseurs van de gemeente en de ketenpartners wordt de kwaliteit van ruimtelijke plannen verbeterd en worden beperkingen en mogelijkheden sneller duidelijk. Door een initiatiefnemer ook aan tafel te hebben zitten, begrijpt hij het proces en de verschillende belangen beter om het initiatief verder toe te lichten en zo nodig bij te schaven of aan te passen. Maar wat is er nodig voor de realisatie van de omgevingstafel? Hoe werk je effectief samen met de partijen aan tafel? En welke middelen zijn behulpzaam bij dit proces?

Wij begeleiden en trainen gemeentes, provincies en de ketenpartners om de omgevingstafel tot een succes te maken. We bieden hiervoor verschillende diensten aan

Inrichting en begeleiding van de Omgevingstafel

Het succesvol begeleiden van een omgevingstafel vraagt tijd, energie en specifieke competenties om alle betrokken partijen op één lijn te krijgen en constructief samen te werken aan oplossingen. Wij begrijpen deze uitdagingen. We zien toe op de inrichting van de omgevingstafel en bieden professionele begeleiding in de rol van voorzitter en secretaris. We zijn als procesbegeleiders kartrekker van de omgevingstafel, omdat het ‘er maar bij doen’ niet leidt tot resultaten.

Onze aanpakl

Onze voorzitter en secretaris zijn niet alleen ervaren in het leiden van complexe gesprekken, maar hebben ook de vaardigheden om een neutrale en faciliterende rol te spelen. Dit stelt hen in staat om de verschillende belangen en perspectieven binnen de omgevingstafel op een evenwichtige manier te behandelen. Daarnaast zetten zij de ‘Omgevingstafel-toolkit’ in. Deze toolkit bevat alle essentiële hulpmiddelen die nodig zijn om de omgevingstafel efficiënt en effectief te laten verlopen, zoals bijvoorbeeld een format waarin de betrokken adviseurs van de partners hun advies over het initiatief kunnen vastleggen en een draaiboek voor het overleg.

Voorzitter: de voorzitter zorgt voor een gestructureerde en efficiënte vergadering. Door actief te luisteren en duidelijke richtlijnen te geven, bevordert hij of zij een open en respectvolle dialoog tussen alle deelnemers.

Secretaris: de secretaris speelt een cruciale rol in de voorbereiding van de omgevingstafels en het documenteren van de afspraken aan de omgevingstafel. Door deze taken uit handen te nemen, kunnen de deelnemers zich volledig richten op de inhoud, op het initiatief.

Waarom kiezen voor onze begeleiding?

Ervaring en Expertise: onze voorzitter en secretaris hebben jarenlange ervaring in het begeleiden van samenwerkingen tussen organisaties, zo ook in het begeleiden van omgevingstafels. Wij zetten onze eigen competenties en ervaring maximaal in om de kennis van alle partners te vergroten.

Meervoudig partijdig: we nemen de zienswijzen en belangen van alle betrokkenen serieus. Tegelijkertijd zorgen wij als neutrale derde partij voor een onbevooroordeelde en evenwichtige begeleiding.

Efficiëntie: door de vergaderingen efficiënt te structureren en duidelijke actiepunten te formuleren, zorgen wij voor een vlotte voortgang en concrete acties.

Toegewijde ondersteuning: wij bieden volledige administratieve ondersteuning in de voorbereiding van de omgevingstafels en zorgen dat alle afspraken nauwkeurig worden gedocumenteerd.

Met onze begeleiding kun je erop vertrouwen dat de omgevingstafel professioneel en effectief wordt gemanaged. Laat ons de tijd en energie investeren in de begeleiding, zodat de gemeente en partners zich samen met de initiatiefnemer kunnen concentreren op het verder brengen van het initiatief.

Omgevingstafel-toolkit

Bij het organiseren en begeleiden van een succesvolle omgevingstafel komt veel kijken. Onze uitgebreide Omgevingstafel-toolkit kan hierbij ondersteuning bieden. Deze toolkit bevat alle essentiële hulpmiddelen die nodig zijn om de omgevingstafel efficiënt en effectief te laten verlopen.

Standaard communicatie

Heldere en consistente communicatie is de sleutel tot een succesvolle samenwerking. Onze standaardcommunicatie zorgt ervoor dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en afspraken. Dit omvat e-mailsjablonen voor uitnodigingen en informatie over de tafel, een ingericht samenwerkingsplatform en communicatieprotocollen.

Handleidingen en formats

Onze handleidingen en formats begeleiden je stap voor stap door het proces van het opzetten, uitvoeren en evalueren van een omgevingstafel. Vanaf de startbijeenkomst, naar het uitvoeren van het overleg, tot het doorlopend evalueren en doorontwikkelen van het overleginstrument. Denk hierbij aan:

een algemene handleiding waarin o.a. definities, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen uiteen worden gezet
een lijst met tafelmanieren die behulpzaam zijn om het goede gesprek met elkaar te voeren
een adviesformulier waarin de adviseurs van de verschillende partners hun input kunnen vastleggen voorafgaand aan het overleg
een draaiboek voor het overleg
een verslagformulier om het gesprek aan tafel om te zetten naar duidelijke en concrete vervolgafspraken
een evaluatieformulier voor gestructureerde feedback en richtlijnen voor evaluatiebijeenkomsten.

Vliegende start(bijeenkomst) Omgevingstafel

Samen met adviseurs van de gemeente, de initiatiefnemer en de ketenpartners ga je je buigen over een complex initiatief. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw omgevingstafel een succesverhaal wordt? Wij zijn ervan overtuigd dat er, net zoals bij elke samenwerking, aan de voorkant voldoende aandacht moet zijn voor de inrichting van de omgevingstafel.

Tijdens een startbijeenkomst met de contactpersonen van gemeente(n) en de betrokken partners buigen we ons over onderwerpen zoals rollen en verwachtingen. Daarnaast stemmen we onze ‘tafelmanieren’ af, zodat aan de omgevingstafel een open gesprek kan worden gevoerd waarbij het denken in mogelijkheden centraal staat.