Algemene voorwaarden bij de uitvoering van adviesopdrachten van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V..

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1.1 Opdracht: een overeenkomst van opdracht in de zin van artikel 7:400 e.v. BW, waarbij de ene partij, Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. (opdrachtnemer), zich jegens de andere partij, de opdrachtgever, verbindt om ten behoeve van de organisatie van de opdrachtgever advieswerkzaamheden te (doen) verrichten. De overeenkomst van opdracht wordt schriftelijk vastgelegd en bevat (onder meer) een beschrijving van de te verrichten werkzaamheden.

1.2 Adviesopdracht: de opdracht tot het, ten behoeve van een opdrachtgever, leveren van een bijdrage aan het vaststellen, analyseren en oplossen van vraagstukken van
bestuur, beleid, organiseren en functioneren, die zich binnen en/of met betrekking tot een organisatie en/of tussen organisaties voordoen.

1.3 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die als wederpartij van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. een overeenkomst heeft gesloten tot het (doen) uitvoeren van een organisatieadviesopdracht.

1.4 Vlechtwerk Organisatieadvies B.V.: de rechtspersoon die de adviesopdracht als bedoeld in 1.2 als opdrachtnemer heeft aanvaard of een aan een mogelijke opdracht voorafgaande offerte of aanbod heeft uitgebracht.

1.5 Opdrachtnemer: de partij die een overeenkomst
met opdrachtgever heeft gesloten tot het (doen) uitvoeren van een organisatieadviesopdracht als bedoeld in 1.2.

1.6 Opdrachtuitvoerder: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die namens Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. belast is met de uitvoering van de opdracht.

1.7 Partijen: de opdrachtgever en Vlechtwerk Organisatieadvies B.V..

2. Algemeen

2.1 Alle opdrachten worden met terzijdestelling van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 BW uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door Vlechtwerk Organisatieadvies B.V..

2.2 Alle bedingen in deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van al degenen die voor Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. werkzaam zijn.

2.3 Alle handelingen die in het kader van een opdracht door opdrachtuitvoerders worden verricht, worden geacht handelingen door of namens Vlechtwerk Organisatieadvies te zijn.

3. Toepasselijkheid van deze voorwaarden

3.1 Alle bedingen in deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle gedane aanbiedingen, werkzaamheden, offertes van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. en op alle overeenkomsten tot adviesopdracht strekkend tot het verrichten van werkzaamheden voor opdrachtgever met in begrip van alle daaruit voortvloeiende dan wel daarmee samenhangende overeenkomsten tussen Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. en de opdrachtgever, respectievelijk hun rechtsopvolgers.

3.2 Van deze algemene voorwaarden kan slechts bij schriftelijke overeenkomst worden afgeweken.

3.3 Indien enig beding in deze algemene voorwaarden of in de overeenkomst nietig is, blijft de overeenkomst voor het overige in stand en zal het betreffende beding in overleg tussen partijen worden vervangen door een beding dat de strekking van het oorspronkelijke beding zo veel mogelijk benadert.

3.4 Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. is bevoegd wijzigingen in deze voorwaarden aan te brengen. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding. De voormelde wijzigingen hebben geen invloed op de tijdens de inwerkingtreding lopende opdrachten, tenzij partijen anders overeenkomen.

4. Uitgangspunten

4.1 Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. staat in voor de integriteit van zijn handelen, dient ten opzichte van de opdracht en de opdrachtgever (des)kundig te handelen, dient zijn professionele en relationele onafhankelijkheid te waarborgen, vermijdt dat in de opdracht andere belangen dan die van de opdracht zelf een rol spelen en verplicht zich ertoe de opdrachtgever op zijn handelwijze aan te spreken indien deze zich niet als goed opdrachtgever gedraagt.

4.2 De opdrachtgever is oprecht in de voorgesprekken met Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. over de concurrentie van andere adviesbureaus, de criteria die gelden voor selectie en de termijn waarbinnen de keuze valt.

4.3 De opdrachtgever staat in voor een verantwoord opdrachtenbeleid.

4.4 De opdrachtgever is zorgvuldig in het verstrekken van informatie die gevraagd en ongevraagd nodig is om de opdracht goed en doelmatig te kunnen uitvoeren.

4.5 De opdrachtgever stelt zich als een betrouwbare partner op door afspraken op tijd en volledig na te komen, inclusief het betalen van de facturen.

5. Totstandkoming overeenkomst van opdracht

5.1 De overeenkomst van opdracht komt tot stand op het moment dat de door partijen ondertekende overeenkomst van opdracht dan wel de opdrachtbevestiging en de op basis van wet- en regelgeving noodzakelijke gegevens en informatie door de opdrachtnemer zijn ontvangen.

5.2 De overeenkomst van opdracht is de schriftelijke wilsovereenstemming tussen de opdrachtgever en Vlechtwerkadvies B.V. die daar waar van toepassing de volgende afspraken over de inhoud en uitvoeringsvoorwaarden van de opdracht bevat:

• een omschrijving van de inhoud en begrenzing van de opdracht
• het beoogde doel van de opdracht
• (het deel van) de organisatie waarop de opdracht betrekking heeft
• wederzijdse organisatorische verhoudingen en gezamenlijke werkwijzen
• de beperkingen van de opdrachtuitvoering
• de keuze van de door Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. in te zetten opdrachtuitvoerders en door de opdrachtgever in te zetten medewerkers alsmede de aanwijzing van een projectleider en contactpersonen
• de procedure(s) voor de beheersing van het adviesproces
• de instanties, groepen of personen aan wie voorafgaand, tijdens en na de opdracht informatie dient te worden verschaft
• een indicatie van de tijdsduur die nodig is voor de uitvoering van de opdracht, de fasering van de tijdsduur en de wijze van handelen indien de werkelijke duur afwijkt van de indicatie
• de bepaling van de persoon of personen aan wie Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. adviseert en aan wie en op welke wijze wordt gerapporteerd over het verloop van de opdracht
• een kostenraming en de wijze van handelen indien de werkelijke kosten de raming overschrijden
• de honoreringsgrondslag en de wijze van facturering;
• de handelwijze bij inschakeling van derden en de facturering daarvan
• de nabespreking en evaluatie van de opdracht.

6. Terbeschikkingstelling van informatie, medewerkers en werkruimte door de opdrachtgever

6.1 De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens en informatie, waarvan Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig in de vorm en op de wijze als gevraagd aan Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. worden verstrekt.

6.2 Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens en informatie niet, niet tijdig of niet behoorlijk aan Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. zijn verstrekt, heeft Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten dan wel de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.

6.3 Opdrachtgever is gehouden Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. onverwijld te informeren over feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn.

6.4 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, de volledigheid en de betrouwbaarheid van de door of namens hem aan Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. verstrekte gegevens en informatie. Als Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. daarom verzoekt, stelt de opdrachtgever kosteloos medewerkers van de eigen organisatie van de opdrachtgever ter beschikking, die bij de werkzaamheden van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. betrokken (zullen) zijn.

7. Geheimhouding

7.1 Vlechtwerk neemt jegens derden die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken zorgvuldigheid en geheimhouding in acht van alle vertrouwelijke gegevens dan wel concurrentiegevoelige informatie van de opdrachtgever die hem in het kader van de opdracht ter kennis is gekomen, tenzij op Vlechtwerk een wettelijke of beroepsplicht rust tot openbaarmaking, Vlechtwerk zich voor de (tucht)rechter moet verdedigen, de opdrachtgever Vlechtwerk van de geheimhoudingsplicht heeft ontheven of de informatie via openbare bronnen verkregen is. Vlechtwerk dient alle in het kader van de opdracht noodzakelijke voorzorgsmaatregelen te nemen ter bescherming van de belangen van de opdrachtgever.

7.2 De opdrachtgever mag, zonder toestemming van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V, aan derden geen mededeling doen over de aanpak, de werkwijze of de inhoud van adviezen van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V., noch zijn rapportage of ander al dan niet schriftelijk materiaal ter beschikking stellen of anderszins openbaar maken, tenzij op opdrachtgever een wettelijke of beroepsplicht tot openbaarmaking rust.

8. Intellectueel eigendom

8.1 Modellen, technieken, instrumenten, waaronder ook software en overige producten van de geest die zijn gebruikt voor de uitvoering van de opdracht dan wel in het advies of onderzoeksresultaat zijn opgenomen, zijn en blijven het eigendom van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V., voor zover deze niet reeds aan derden toekomen. Openbaarmaking, verder gebruik of verdere verspreiding kan derhalve alleen geschieden na verkregen toestemming van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. onverminderd het bepaalde in 5.2.

8.2 De opdrachtgever heeft het recht stukken te vermenigvuldigen voor gebruik in de eigen organisatie, voor zover passend binnen het doel van de opdracht. In geval van tussentijdse beëindiging van de opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing.

9. Uitvoering van de opdracht

9.1 De opdracht wordt naar beste inzicht en vermogen alsmede naar de eisen van professionaliteit en goed opdrachtnemerschap uitgevoerd door of namens Vlechtwerk Organisatieadvies B.V.

9.2 De verplichting als bedoeld in 9.1 heeft het karakter van één inspanningsverplichting, omdat het bereiken van het beoogde resultaat niet kan worden gegarandeerd, tenzij Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. en de opdrachtgever vóór het aanvaarden van de opdracht expliciet en schriftelijk overeenstemming bereiken over het te behalen resultaat en indien tussen partijen vaststaat dat de omschrijving van het te behalen resultaat slechts voor één uitleg vatbaar is en het resultaatverplichting niet aan de voorgaande cumulatieve vereisten voldoet, komt aan de opdrachtgever geen beroep toe op de resultaatverplichting Vlechtwerk Organisatieadvies B.V.. Hetzelfde geldt indien het resultaat buiten de invloed van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. om niet wordt bereikt.

9.3 Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. kan na overleg met de opdrachtgever één of meer opdrachtuitvoerders vervangen. De wijziging mag de kwaliteit van de in het kader van de opdracht te verrichten werkzaamheden niet verminderen, noch de continuïteit van de opdracht ongunstig beïnvloeden. Een wijziging van opdrachtuitvoerders kan ook op verzoek van de opdrachtgever in overleg met Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. plaatsvinden.

9.4 Het betrekken of inschakelen van derden bij de opdrachtuitvoering door de opdrachtgever of door Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. geschiedt uitsluitend in onderling overleg.

9.5 De opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning en de kosten van de opdracht kunnen worden gewijzigd, indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht dan wel de daaruit voortvloeiende organisatieadvieswerkzaamheden uit te breiden of te wijzigen.

9.6 Indien tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering noodzakelijk wordt door toedoen van de opdrachtgever, dient Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. de noodzakelijke aanpassingen aan te brengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt. Indien een dergelijke aanpassing leidt tot meerwerk, dient dit als een aanvullende opdracht door de opdrachtgever te worden bevestigd. Indien opdrachtgever na daartoe schriftelijk gemaand te zijn niet binnen dertig dagen tot bevestiging overgaat, is Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. gerechtigd de overeenkomst onmiddellijk en zonder rechterlijke tussenkomst te beëindigen zonder tot enige schadevergoeding jegens opdrachtgever gehouden te zijn.

10. Duur en afsluiting van de opdracht

10.1 De duur van de opdracht kan behalve door de inspanning van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. worden beïnvloed door allerlei factoren, zoals de kwaliteit van de informatie die Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. verkrijgt en de medewerking die wordt verleend. Termijnen waarbinnen werkzaamheden dienen te zijn voltooid, zijn daarom alleen fatale termijnen indien dat schriftelijk is overeengekomen.

10.2 In financiële zin is de opdracht afgesloten, zodra de eindafrekening door de opdrachtgever is goedgekeurd. Indien de opdrachtgever niet binnen een termijn van reageert, wordt de eindafrekening geacht te zijn goedgekeurd.

11. Tussentijdse beëindiging van de opdracht

11.1 Partijen kunnen de overeenkomst voortijdig eenzijdig beëindigen, indien één van hen van mening is dat de opdrachtuitvoering niet meer kan plaatshebben conform de
overeenkomst van opdracht en eventuele latere additionele overeenkomsten. Dit dient gemotiveerd en schriftelijk aan de wederpartij te worden bekend gemaakt. Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. dan wel de opdrachtgever mogen van de bevoegdheid tot voortijdige beëindiging slechts gebruik maken als ten gevolge van feiten en omstandigheden die zich aan de invloed van de beëindigende partij onttrekken of hem niet zijn toe te rekenen, voltooiing van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd. Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. behoudt daarbij aanspraak op betaling van de declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden, waarbij aan de opdrachtgever indien mogelijk en onder voorbehoud de voorlopige resultaten van de tot dan toe verrichte werkzaamheden ter beschikking zullen worden gesteld. Voor zover dit extra kosten met zich meebrengt, worden deze in rekening gebracht.

11.2 Ingeval één van beide partijen in staat van faillissement geraakt, surceance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, een en ander met behoud van rechten.

12. Honorarium

12.1 Met betrekking tot de tarieven en de daarop gebaseerde kostenramingen staat in de overeenkomst expliciet aangegeven, of daarbij de secretariaatskosten, reisuren, reis- en verblijfkosten en andere opdrachtgebonden kosten zijn inbegrepen staat ook expliciet aangegeven. Voor zover deze kosten niet zijn inbegrepen, kunnen ze afzonderlijk worden berekend mits hierover expliciete en schriftelijke afspraken zijn gemaakt. Een tussentijdse verandering van het niveau van de lonen en kosten die Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. noodzaakt tot tariefaanpassing of aanpassing van andere hiervoor genoemde kostenvergoedingen, wordt doorberekend. In het honorarium zijn geen rentekosten opgenomen, tenzij in de overeenkomst anders is aangegeven.

12.2 Het honorarium van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V, zo nodig vermeerderd met voorschotten en declaraties van ingeschakelde derden, wordt per maand van de advieswerkzaamheden aan de opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij de opdrachtgever en Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. andere afspraken hebben gemaakt. Over alle door de opdrachtgever aan Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. verschuldigde bedragen wordt de omzetbelasting afzonderlijk in rekening gebracht.

12.3 Indien de opdrachtgever een controle wenst van een registeraccountant op de declaratie van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V., dan zal daaraan medewerking worden verleend. De kosten van een dergelijke controle zijn voor rekening van de opdrachtgever.

13. Betalingsvoorwaarden

13.1 Betaling door de opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening, te geschieden binnen de overeengekomen termijnen, doch in geen geval later dan dertig dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden door middel van overmaking ten gunste van een door Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. aan te wijzen bankrekening. Indien de opdrachtgever niet binnen dertig dagen na factuurdatum heeft betaald, Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. gerechtigd om alle in redelijkheid gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten, die Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. maakt als gevolg van de niet-nakoming door de opdrachtgever van diens betalingsverplichtingen, ten laste van de opdrachtgever.

13.2 Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van de opdrachtgever naar het oordeel van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. daartoe aanleiding geeft, is Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. gerechtigd van de opdrachtgever te verlangen, dat deze onverwijld (aanvullende) zekerheid stelt in een door Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. te bepalen vorm. Indien de opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen de opdrachtgever aan Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. uit welke hoofde ook verschuldigd is direct opeisbaar.

13.3 In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn opdrachtgevers, voor zover de advieswerkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk verbonden voor de betaling van het factuurbedrag ongeacht de tenaamstelling van de declaratie.

14. Verwerking persoonsgegevens

14.1 Voor zover in het kader van het uitvoeren van de opdracht persoonsgegevens worden verwerkt, zullen deze persoonsgegevens door Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. uitsluitend ten behoeve van de opdracht worden verwerkt op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Na afronding dan wel beëindiging van een opdracht wordt alle informatie en/of persoonsgegevens verband houdende met de opdracht uit het actieve systeem van Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. gehaald en opgeslagen op een afgeschermde archiefplek, die alleen toegankelijk is voor enkele daartoe aangewezen personen binnen Vlechtwerk Organisatieadvies B.V.

14.2 Vlechtwerk Organisatieadvies B.V zal de benodigde technische en organisatorische maatregelen treffen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking, daarbij rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de verwerking.

14.3 Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. deelt geen persoonsgegevens met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

15. Klachten

15.1 Een klacht over verrichte werkzaamheden of een factuurbedrag dient binnen dertig dagen na verzending van de stukken of de informatie waarover de opdrachtgever klaagt, dan wel, indien opdrachtgever aantoont dat hij de tekortkoming redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken binnen dertig dagen na ontdekking van de tekortkoming, schriftelijk aan Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. kenbaar te worden gemaakt. Overschrijding van deze termijn leidt tot verval van alle aanspraken.

15.2 Een klacht schort de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op, tenzij Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. aan opdrachtgever te kennen heeft gegeven dat het de klacht gegrond acht.

15.3 In geval van een terechte klacht heeft Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. de keuze tussen aanpassing van het factuurbedrag, het kosteloos verbeteren of het opnieuw verrichten van de desbetreffende werkzaamheden dan wel het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht.

16. Geschillenregeling

16.1. Partijen komen ten aanzien van alle geschillen, welke mochten ontstaan naar aanleiding van de overeenkomst, dan wel nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, in eerste instantie met elkaar overeen in overleg te treden om een oplossing trachten te bereiken. Partijen laten elkaar gedurende de looptijd van de overeenkomst uit eigen beweging weten welke eventuele klachten er zijn, zodat elke partij tijdig in de gelegenheid is tot aanpassingen. Als het desondanks tot een geschil komt en de hiervoor genoemde klachtenregeling (artikel 16) niet tot een oplossing leidt, komen partijen overeen geschillen om (zich in te spannen) het geschil op te lossen onder begeleiding van een onafhankelijke mediator, welke is opgenomen in het register van de Mediatorsfederatie Nederlands (MfN). Het oordeel van de mediator is voor Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. bindend; eventuele consequenties worden door Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. snel afgehandeld.

17. Aansprakelijkheid

17.1 Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. is aansprakelijk voor de tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. van de zorgvuldigheid, de (des)kundigheid dan wel de professionaliteit waarop in het kader van de betrokken opdracht mag worden vertrouwd.

17.2 De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen wordt beperkt tot het bedrag van het honorarium dat Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. voor zijn werkzaamheden in het kader van die opdracht heeft ontvangen.

17.3 Bij opdrachten die een langere doorlooptijd dan een half jaar hebben, geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de laatste zes maanden.

17.4 Eventuele aanspraken van de opdrachtgever in hier bedoelde zin dienen binnen één jaar na het ontdekken van de schade te zijn ingediend, bij gebreke waarvan de opdrachtgever zijn rechten heeft verwerkt.

18. Toepasselijk recht

18.1 Op elke overeenkomst tussen opdrachtgever en Vlechtwerk Organisatieadvies B.V. is Nederlands recht van toepassing. Geschillen voortvloeiende uit overeenkomsten, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, zullen worden beslecht door de bevoegde rechter te ‘s-Hertogenbosch.